Réaliser une enquête d'insertion professionnelle se compose de plusieurs étapes précises. Pour se faire NOVE Opteam vous dévoile tous ses secrets et sa manière de travailler quant à l'élaboration de ses enquêtes.
Étape 1 : La création du questionnaire en ligne
Il s’agit de la manière la plus simple et adaptée pour demander à vos anciens étudiants les informations relatives à leur insertion professionnelle. En effet, le questionnaire est un outil qui peut être diffusé à un grand nombre de personnes cibles et dont le traitement des données est particulièrement efficace.
Cette création s’articule donc autour d’un tableau des concepts, mis au point afin de définir les critères les plus pertinents ainsi que l’objet de l’enquête.
Il s’agit ensuite de créer des questions en lien avec les concepts identifiés et adaptés au public cible, c'est-à-dire celui de jeunes professionnels, ayant validé leur diplôme depuis peu.
Afin de répondre à ces critères, nous pouvons utiliser des questions ouvertes, servant à recueillir une réponse développée ou semie développée (ex : “Quel bilan dressez-vous de votre formation au sein de telle école ?”), ou encore des questions fermées, dont la réponse est binaire (ex : travaillez-vous dans le secteur privé ?”).
Chacune de ces questions est créée dans l’optique d'analyser les retours des diplômés. Aussi, chaque choix est basé sur une stratégie visant à exploiter les réponses de façon optimale et adaptée.
Étape 2 : La finalisation puis la diffusion de l’enquête
Lorsque le questionnaire relatif à l’enquête est établi, il convient de le faire valider par le commanditaire. Il est en effet important de travailler dans la transparence et l'échange mutuel. Ainsi, les différents acteurs du projet seront amenés à s'exprimer afin que les démarches suivantes puissent être réalisées sereinement.
Avant d’être diffusée, l’enquête sera amenée à être testée en interne et en externe afin de vérifier son efficacité, sa bonne compréhension ainsi que sa faisabilité. Ces tests sont réalisés auprès du public cible afin d'identifier certaines remarques, particularités qui pourraient être modifiées.
Cette étape est particulièrement importante puisqu’il s’agit de la dernière étape avant que l’enquête ne soit totalement validée.
Une fois cette étape réalisée et les éventuels ajustements et modifications pris en compte, il est temps de diffuser l’enquête !
Dans cette étape, il convient de contacter les anciens diplômés et de faire parvenir ce questionnaire afin de collecter leurs réponses.
Les modes de diffusion peuvent être variés. En effet, il est possible de contacter les anciens diplômés via internet pour cela on utilise souvent l’adresse mail des diplômés. Il est également souvent intéressant de réaliser une première prise de contact par téléphone avant, afin de valider les coordonnées des diplômés. Cela permet de travailler avec un outil plus sûr que seulement une adresse mail qui n’est parfois plus utilisée, d’autant que votre mail peut être redirigé automatiquement dans les courriers indésirables de vos interlocuteurs.
Les mails restent des outils facilement ignorés, c’est pourquoi les retours ne sont pas faciles à obtenir. Ils dépendent également du lien entretenu, entre l’établissement et les étudiants, au fil du temps.
Ainsi, il est logique que les premiers contacts ne soient pas tous fructueux, on note environ 21% de retours lors du premier contact par mail.
Certains diplômés devront donc être relancés, contactés à des plages horaires qui les arrangent, guidés dans les réponses, accompagnés de façon générale.
Étape 3 : Les relances et s’adapter au public cible en fonction des résultats
Le mode de contact
Comme vu précédemment, le mode de contact est important (mail, appel téléphonique, voie postale etc.) Il convient donc d’élaborer une stratégie permettant une récolte efficace de ces précieuses données relatives à l’insertion professionnelle de vos diplômés.
Pour cela, le taux de retour a une importance capitale. Il sera le chiffre clé qui va guider les étapes suivantes du projet.
Il est à noter que l’engagement environnemental de l’entreprise a son importance dans ce dispositif : il est possible de privilégier des méthodes qui nécessitent peu d’énergie pour mener à bien ce projet.
Les relances
Étape indispensable qui permettra d'atteindre le taux de répondants fixé lors du lancement de l'enquête. Il est important d'aborder les anciens étudiants avec un message plus percutant et personnalisé.
Il est par exemple courant d’utiliser lors de cette phase, des messages nominatifs (“Bonjour Mme XXX, Bonjour Mr XXX à travers les différents outils de relance.
On compte environ 16% de retours lors du deuxième contact, puis 6% lors du troisième. Il est ainsi important d’effectuer ces relances en les espaçant tout de même afin de laisser le temps nécessaire aux diplômés de s'organiser ou de rassembler les informations nécessaires. La durée moyenne est d’environ deux semaines entre deux relances.
Étape 4 : Traitement et analyse des données
Une fois les données récoltées, l’étape suivante est celle du traitement et de l’analyse.
Bien sûr, il est capital d’avoir obtenu un taux de réponse suffisant pour permettre aux données de refléter l’avis de l’ensemble de la population ciblée.
Les précautions et les réactions développées dans les étapes précédentes permettent d’assurer cela.
Par ailleurs, il ne faut pas omettre le fait que ces enquêtes d’insertion professionnelle représentent un travail de récolte de données sensibles, c’est pourquoi il convient de respecter les règles du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données).
Les réponses sont ensuite analysées et comparées afin d’en dresser des analyses pertinentes et adaptées. Des relations vont être établies entre différentes variables et vont permettre de confirmer ou d’infirmer certaines hypothèses. Elles seront les clés de justification des résultats obtenus.
Étape 5 : Rédaction de rapports
Cette dernière étape comprend la formulation de conclusions. En quelque sorte, les données racontent une histoire, l’objectif est de la traduire.
Le dossier devra être scrupuleusement rédigé de manière à traduire les faits à travers des analyses et des hypothèses, basées sur les données récoltées.
L'enquête d'insertion professionnelle peut répondre à différents types d'obligation tel que le renouvellement de l'enregistrement au RNCP et le renouvellement de l'Agrément de certaines certifications.
La diffusion de ces comptes rendus peut prendre plusieurs formes, à savoir la publication de rapport brut, de rapport dynamique, de rapport mixte,...
Pour conclure
Vous l'aurez compris, réaliser une enquête d'insertion professionnelle peut-être est long et fastidieux, mais indispensable à l'exploitation de vos certifications ou diplômes.
NOVE Opteam accompagne de nombreux établissements de formation dans la réalisation de leur enquête d'insertion professionnelle chaque année.
N'hésitez pas, si vous aussi souhaitez être accompagné dans cette démarche.
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